FAQ / Fragen und Antworten

Fragen zum Digitalen Stift:

Was passiert, wenn der Stift mal hinfällt?

Das ist in der Regel unproblematisch. Er ist robust und getestet auf 1 m Fallhöhe auf Stahlplatte.

Kann der Digitale Stift mal nass werden?

Er kann mal feucht, sollte aber nicht gewässert werden. Immerhin ist es ein elektronisches Gerät.

Hat sich der digitale Stift im Außeneinsatz bereits bewährt?

Ja. Er wird bereits in vielen Anwendungen eingesetzt, die einen Einsatz unter teils harschen Bedingungen mit sich bringen.

Wie viele Seiten kann der Stiftspeicher aufnehmen?

Das hängt etwas von der Schreibdichte ab. In der Regel ca. 50 voll beschriebene DIN A4 Seiten.

Was passiert, wenn der Stiftspeicher (fast) voll ist?

Der Stift signalisiert das vorher über eine Leuchtdiode (grün-gelb-rot). Kurz bevor der Speicher vollends gefüllt ist, vibriert der Stift. Daten können jetzt nicht mehr aufgezeichnet werden, bis der Stiftspeicher über die Dockingstation geleert wurde.

Kann ich die Mine auswechseln?

Ja, ganz einfach. Im Kappenclip ist eine Aussparung. Stecken Sie die Stiftmine dort hinein, verkanten die Kappe etwas und ziehen die Stiftmine sacht aus dem Stift. Neue Mine reinstecken, den Stift einmal auf die Unterlage aufdrücken, damit die Mine bis zum Drucksensor drinsteckt, fertig.

Wie wird der Stift angeschaltet?

Einfach Stiftkappe abnehmen. Der Stift vibriert kurz. Eine grün leuchtende LED zeigt die Betriebsbereitschaft an.

Wie schalte ich ihn ab?

Einfach Kappe aufsetzen.

Wie lange hält der Stiftakku?

Ca. 3 Stunden reine Schreibzeit. Im Standby ca. 15 – 20 Stunden. Nach einer voreingestellten Zeit (i.d.R. 30 Minuten) schaltet er sich ab. Zum erneuten Anschalten einfach Kappe auf und wieder absetzen. 

Wie wird der Stiftakku geladen?

Einfach Stift in die USB-Dockingstation stellen. Während der Datenübertragung wird der Akku wieder mit Energie versorgt. Eine farbige LED (grün-gelb-rot) zeigt den Ladestand des Akkus an. 

Kann ich den Akku wechseln?

Leider nein.

Was passiert, wenn ich mal die Stiftkappe verliere?

Kein Problem. Es gibt Ersatzkappen.

Was passiert, wenn ich mit dem Stift auf normalem Papier schreibe?

Dann funktioniert er wie ein normaler Kugelschreiber. Die Stiftkamera schaltet sich nur an, wenn er auf dotforms^®  Papier schreibt. 

Fragen zum Digitalen Papier:

Was muss ich mir unter einem dotforms Formular vorstellen?

Es ist ein normales Formular aus Papier, eventuell mit einer selbstdurchschreibenden Papierkopie. Wie gewohnt. Neu ist ein nahezu unsichtbar aufgerucktes Punkteraster im Hintergrund des Layouts. Dieses Punktemuster ist von Blatt zu Blatt unterschiedlich. Sogenanntes unique Pattern. Ansonsten ist es normales Papier.

Muss ich beim Ausfüllen etwas beachten?

Nein. Es kann normal geschrieben werden. Verwenden Sie dazu den digitalen Stift. 

Kann ich zwischen Formularen hin und her springen?

Ja. Sie können an mehreren Formularen gleichzeitig arbeiten. Auch Nachträge sind möglich. Das ist eine besondere Eigenschaft des sogenannten unique Patterns. Es macht jedes Stück Papier und damit auch die spätere elektronische Version zu einem Unikat. 

Ausnahmslos?

Nein. Bei bestimmten Anwendungen wird ein über alle Formulare identisches Punktemuster verwendet. Bei diesem sogenannten copied Pattern muss vor dem Ausfüllen die Seite als neue Seite dem Stift bekannt gemacht werden. Zu erkennen ist das an einem aufgedruckten Kästchen zum Abhaken mit dem Text „Start neue Seite“ o.ä. 

Kann ich das Papier knicken?

Ja. Es ist normales Papier. Allerdings kann es vorkommen, dass die Stiftkamera im Papierknick kurz die Orientierung verliert. Der Stift vibriert dann und eine LED leuchtet rot. Sobald er seine Orientierung wieder gefunden hat, zeichnet die Stiftkamera wieder auf.

Was ist mit Kaffeeflecken o.ä. auf dem Papier?

Das ist in der Regel unkritisch. Auch hier gilt: Solange der Stift seine Orientierung nicht verliert, zeichnet die Kamera auf. Sonst vibriert der Stift.

Dann ist die vom Stift erzeugte Grafik wie ein Formularscan?

Ja, jedoch mehr als das: Die dotforms Grafik ist immer kerzengerade, blütenweiß, ohne Knicke und mitgescannte Verunreinigungen. Auf Wunsch kann ein Zeitstempel der Dokumentenentstehung mit in die Grafik integriert werden.

Ersetzt eine mit Digitalem Stift gemachte Unterschrift auf einem Formula die elektronische Signatur?

Nein. Zwar verfügen wir gegenüber einem Einfachen Scan über mehr Informationen der Schriftzugentstehung. Dies kommt jedoch einer elektronischen Signatur nicht gleich. Hier greifen die gleichen Argumente und Verfahren, die bei der einfachen oder qualifizierten elektronischen Signatur angewandt werden.

Kann jedes Formular / jedes Layout mit dem Digitalen Stift arbeiten?

Prinzipiell ja, solange es unser Punktemuster trägt. Wir können jedes Ihrer bestehenden Formulare umsetzen. Soll Handschrift erkannt werden, werden wir uns erlauben, das Layout hinsichtlich einer besseren Ersterkennungsrate zu optimieren (Datenkämme, genug Platz etc. pp). 

Fragen zur benötigten Software:

Welche Softwarekomponenten werden für den Betrieb benötigt?

Das sind im wesentlichen eine Software zur Annahme der Stiftdaten, zur Konvertierung der Stiftstrichinformationen, zur Handschrifterkennung und zur Datenverifikation. In aller Regel sind das Standardkomponenten, die miteinander kombiniert werden. Individuelle Anpassungen sind meist nicht erforderlich.

Muss die Software auf mein Formular angepasst werden?

Nein. Die Software bleibt in aller Regel als Standardkomponente ohne Änderung. Allerdings wird das neue Formular dem Programm bekannt gemacht. Soll die Handschrift ausgelesen werden, wird ein sogenanntes Formulardefining durchgeführt. Alle auszulesenden Felder werden angelegt und erhalten einen Namen. Vorzugsweise den Namen, den das Zielfeld in der Zieldatenbank bei Ihnen später hat. Wir nennen das Papier-Programmierung.

Ist die Software lokal als Einzelplatzversion nutzbar?

Ja. Alle Komponenten sind schon in einer kleinen 1 Platzlösung nutzbar. 

Wie ist es mit einer Nutzung im Netzwerk?

Auch das ist möglich. Daten können im Intranet zentral verarbeitet werden. Die Digitalen Stifte können dabei an unterschiedlichen Stellen im Netz gedockt werden. Die Datenverifikation kann dezentral oder zentral vorgenommen werden. Eine Frage der Vereinbarung und Konfiguartion. Auch Terminal-Serverlösungen sind möglich.

Wird die Software weiterentwickelt?

Ja. Standardsoftwarekomponenten unterliegen der Weiterentwicklung. Kundenwünsche und Anregungen werden gesammelt, bewertet und können in die Releaseplanung einfließen. Kunden mit einer entsprechenden Vereinbarung erhalten kostenlos Zugang zu neuen Releaseständen.

Muss ich dann ständig mit Neuerungen rechnen?

Nein. Etwa einmal pro Jahr gibt es neue Releasestände. 

Wie erhalte ich Zugang und wie ist der Support geregelt?

Unsere Kunden erhalten Support und erhalten Zugang zu neuen Releaseständen von Standardsoftwarekomponenten. Dafür wird eine Support- und Maintenancepauschale erhoben. Der Support ist ein Second-Level-Support und erreichbar über support(at)dotforms.de. 

Fragen zur Handschrifterkennung:

Wie funktioniert die automatische Handschrifterkennung?

Sie arbeitet erstaunlich gut. Aber natürlich kann auch eine maschinelle Erkennung nicht immer und jede menschliche Handschrift zweifelsfrei richtig interpretieren. Das gelingt uns Menschen ja nicht einmal immer. Dazu werden die automatisch erkannten Werte im Rahmen der Verifikation zur Überprüfung vorgelegt.

Was wird erkannt?

Checkboxen, Ziffern, Buchstaben (Großbuchstaben), bestimmte grafischen Symbole, Skalen, Markierungen. 

Was ist Verifikation?

Hier werden die erkannten Werte mit den geschriebenen Informationen verglichen. Software unterstützt diesen Prozess und macht ihn zu einem schnellen Prüfschritt. Am Bildschirm kann man leicht das Ergebnis sehen und vergleichen. Mit der Bestätigung, dass alles in Ordnung ist, werden die ausgelesenen Daten auf Knopfdruck z.B. an eine Datenbank o.ä. übergeben zur weiteren Verarbeitung im Zielsystem.

Kann ich Einfluss nehmen auf das Erkennungsergebnis?

Aber ja. Je deutlicher Sie schreiben, desto besser ist die Erkennung, desto weniger Korrekturbedarf entsteht.

Kann mit Vokabularen gearbeitet werden?

Ja. Vokabulare sind Listen von Vorschlagswerten oder zu erwartenden Werten, die einem Formularfeld zur Erkennung mitgegeben werden. Sie sind bereits im System zur Verifikation integriert.

Können auch Plausibilitätsregeln hinterlegt werden?

Ja. Das können einfache Fieldchecks oder gar Cross-Field-Checks sein. So können auch komplexe Fragestellungen im Verifikationsprozess abgearbeitet werden für eine höhere Datenqualität.

Kann ich Vokabulare und Plausibilitätsregeln selber ändern?

Wir führen diese Dienstleistung gerne für Sie durch. Nach Vereinbarung erhalten Sie jedoch entsprechende Werkzeuge, damit Sie die Aktualisierung selber vornehmen können.

Ist die Software mehrsprachig?

Der dotforms Verifier verfügt über deutsch- und englischsprachige Bedienmasken.

Wie ist es mit einem Audit-Trail?

In der Software wird immer registriert, welcher Stift (eindeutige Stift-ID), wann auf welchem Formular und auf welchem Blatt etwas geschrieben hat. Diese Metadaten können verfügbar gemacht werden. Darüber hinaus wird im dotforms Verifier registriert, welcher Nutzer (z.B. Windows-Anmeldung), wann auf welchem Datensatz in welchem Feld welche Änderung vorgenommen hat und was der alte und was der neue Feldinhalt ist. Also ein perfekter Audit-Trail. 

Ich habe weitere Fragen!

Herzlich gerne. Bitte senden Sie uns Ihre Frage per Mail an info(at)dotforms.de. Wir kümmern uns umgehend um Ihr Anliegen.

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